手机打卡好方便!云端人资管理系统怎幺挑?专访爱料理人资经理涂

2020-07-11 00:24:11 来源:L生活历859人评论

手机打卡好方便!云端人资管理系统怎幺挑?专访爱料理人资经理涂
自动提醒新版劳基法还画好重点

去年从一例一休到 劳基法修法 一连串的制度变更,让人资们非常头痛,若是手动调整纪录与规则,还得花上大量的沟通与资料处理成本,相较之下採用数位化系统就方便得多。

这次我们访问到爱料理人资经理涂富闵 Eric ,谈谈使用数位人资管理工具的心得,看看与传统的管理方法有哪些不同。

Eric 说,爱料理过去是使用门禁卡纪录统计出勤状况,不过资料抓出来只有记录进出卡号,所以需要人工比对、整理,再去检验有无符合规範。

现在爱料理改用云端管理系统,採用的是 104 企业大师 。由于 104 人力银行在人力资源领域已有 20 几年的经验,因此对劳动相关法规及人力产业讯息都相当敏锐,人资也可选择定期透过邮件、推播、公告等接收重要资讯。这一波大修法后,Eric 第一时间就收到了 104 发送的重点整理,104 企业大师还会自动根据法规建议调整对应设定,几乎可以无痛转换新制。

Eric 举例,劳基法新制影响较多是排班时数,一但超过上限系统就会自动跳出警告,近期相关新闻也会整理起来,一次集中通知。尤其不用再担心每年都会翻修的劳健保级距,系统都会自动选取正确的级距「更新很快,不用担心新进同仁资料设定错误。」

员工最爱行动打卡
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出缺勤打卡 对上班时间和工作地点都很弹性的网路公司而言,是一项难以适应的每日作业,传统公司放在门口的打卡钟,到了网路世代就显得有些不合时宜了。

在人资管理系统中,爱料理员工最常使用也最有感的功能,非打卡莫属。在使用 104 企业大师之前,爱料理是请员工登记常用悠游卡号,由悠游卡充当门禁卡,并抓出第一笔与最后一笔感应资料为上下班时间。

这种做法儘管已经比纸本打卡便利,但是缺点不少,爱料理人资经理涂富闵 Eric 就提到常有员工忘了携带或搞丢悠游卡。

104 企业大师支援网页版和 App 行动版,有专属 App 可以 行动打卡 ,更符合现代人习性。「有人会忘记带悠游卡,但是大家都有手机恐慌症,很少人会忘记带手机。」Eric 观察,员工也回馈行动打卡很便利,由于 104 企业大师可以设定连上公司 Wifi 才能打卡,同事进入大楼前就能準备连线打卡,外勤人员也能用 GPS 打卡。就算流程顺畅到无感也不怕忘了打卡,App 可以选择推播提醒。他认为,每日例行打卡上的弹性也让员工「比较没有被管理的感觉」,员工心情好,生产力自然会高。

降低沟通成本
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对 Eric 来说,使用云端系统还能让他不必再一直回答重複的问题。

面对主管,过去请假使用纸本签核浪费资源不说,还得经过层层上报盖章。要特地在忙碌的行程中将老闆「拦截」下来签章更是难上加难,往往把签核流程拖地冗长。员工方面,由于资讯不透明,又对于薪资、假期等计算规则不熟悉,每位员工有事都会直接问 Eric,因此他工作中就得不断重複回答类似的问题。「就算当面说明或是做成文件,也很少有人可以自行理解。」                                                                                                    

Eric 认为使用云端管理系统的好处就是纪录留存在同一个地方,可以让所有主管和员工自主填写,而且页面资讯一目了然,只要教一次之后直接操作系统就能上手,员工通常不用一週就能应用自如。

输出方面,104 企业大师可以自动产生报表,包括出缺勤、人员组成等数据,通通都能自动提供给主管,不必手工统整。

为什幺选 104 企业大师
手机打卡好方便!云端人资管理系统怎幺挑?专访爱料理人资经理涂

对于新创来说,採用云端系统相较纸本有行动化、快速、简化流程等优点。不过爱料理还有一点比较特别,那就是「休假条件优于劳基法」所以有很多客製需求。Eric 提到,爱料理有额外提供生日假及更多的病假等等,而 104 企业大师「是一个很聪明的工具」,在此类细节上弹性很大,可以自行设定规则而不必手动输入。Eric 分享过去经验,「有些旧系统还得送回原厂订製」,一来一往又消耗掉许多时间。

而且新创团队人力精简,通常人资人手不多,也没有聘雇内部法务人员,因此 104 常提供劳工法规新知,以及人资同学会社群法令谘询分享,都相当有帮助。

根据 Eric 收到的意见回馈,对于老闆来说,使用便利与美观是最吸引人的两大要素。104 企业大师拥有专业 UI、UX 成员,介面与流程改进的速度相当快,平均一个月会更新 2-3 次,在各种装置上操作起来都很顺畅。

有问必答的服务人员

另外人资若设定上碰到问题,还可洽询客服,大约 1-2 週就能设定完薪资及出勤打卡功能。

谈到客服,Eric 似乎印象深刻。不仅一通电话有问必答,还能拯救操作错误。「去年底到元旦的假期计算,曾经按错曆年制和週年制的选项,把同事整年的请假期限都改了。还好客服很热心,帮我们把资料救回来。」Eric 认为,除了系统功能的优势, 104 企业大师提供的服务也能救人资于水火之中。

人力资源管理这块领域中,对于在地环境与法规的知识往往才是核心优势,104 企业大师背后团队有在中国、台湾的数十年人资经验,从工程师到产品企画,人人都对领域趋势相当敏锐,公司定期会举办法律调整课程,客服更是每週都必须参与训练,了解法规。

更难能可贵的是, 104 企业大师光是靠着 104 人力银行的品牌就能获取不少用户,却没有资深品牌功能杂乱、使用者体验差的毛病,反倒在界面和使用者经验下足了功夫。

每家公司也许需求不同,不过以上 Eric 提到的考量却都是新创或网路公司常碰到的痛点。想要导入人资系统的读者,不妨参考以上几个面向,选择适合的方案。以爱料理的案例而言,Eric 比较过台湾本地的云端系统,104 企业大师 的体验与美观度少说也有前三名,加上丰富的背景资源,特别对于需要弹性管理、加速内部流程的新创而言,算是相当聪明的选择。

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